在組織利人事領(lǐng)域中，我們常會(huì)遇到許多問題。例如，組織的目標(biāo)是什么？如何構(gòu)造組織才能使它實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)？由于組織的總體任務(wù)過于龐大，任何個(gè)人都無法完成(如生產(chǎn)噴氣式飛機(jī))，那么如何把總體任務(wù)分解成個(gè)人力所能及的微小部分(并有一定的挑戰(zhàn)性)？我們必須設(shè)立多少配備各類人員的職位？這些職位有什么性質(zhì)？需要工作人員有什么樣的能力、技能和個(gè)人特性？需要招聘多少人？在挑選人員時(shí)，需要注意什么因素(個(gè)人、技術(shù)還是社會(huì)方面的因素)？如何訓(xùn)練工作人員？用什么標(biāo)準(zhǔn)測量工作人員的績效？我們?cè)谧鞒鋈魏螞Q策之前，必須先對(duì)有關(guān)的工作作出明確規(guī)定，然后進(jìn)一步確定完成這一工作需要有什么樣的行為。這個(gè)過程就是工作分析。
工作分析對(duì)于人事研究和人事管理的重要性怎么估計(jì)也不會(huì)過高。全面地和深入地進(jìn)行工作分析，可以使組織充分了解由具體人從事的工作及對(duì)工作人員的行為需求，為作出人事決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。美國心理學(xué)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)指出：“工作分析為確定(工作)內(nèi)容提供了主要根據(jù)?！泵绹罡叻ㄔ涸趯?duì)阿爾比馬爾紙公司與穆迪一案的裁決中表明，工作分析是任何為了證明人員選擇方法和工作績效關(guān)系的效度研究的必不可少的部分。聯(lián)邦雇員選擇程序統(tǒng)一準(zhǔn)則同樣也有這種要求，它規(guī)定任何效度研究都要對(duì)所有工作進(jìn)行工作分析。而在工作分析中獲得的信息有多種多樣的用處。
組織由各種各樣的角色構(gòu)成，我們通過工作分析從整體上協(xié)調(diào)這些角色的關(guān)系。我們可以通過工作分析詳細(xì)說明各種角色(職位特點(diǎn)與預(yù)期的角色行為)，從而奠定組織結(jié)構(gòu)和組織設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。通過工作分析，我們也可以詳細(xì)說明從清潔工到董事長等各級(jí)人員的職責(zé)，從而避免工作重疊、勞動(dòng)重復(fù)，提高個(gè)人和部門的工作效率及和諧性。在人事研究和人事管理的各個(gè)階段，工作勢(shì)析也是一種有用的手段，實(shí)際上，工作分析是人事工作者的必備工具。
組織是由各類工作崗位組成，而這些崗位都需要進(jìn)行人員的配置。工作分析是指確定某一項(xiàng)工作的崗位職責(zé)，描述崗位需要員工具有哪些特質(zhì)的特殊管理過程。然后，管理者利用這些信息制作出用來說明工作中包含哪些內(nèi)容的工作描述(job descriptions)，以及說明應(yīng)該為該職位招聘什么樣人員的工作規(guī)范(job specifications)。
通常來說，工作分析由主管或人力資源專員通過調(diào)查問卷來執(zhí)行。這些調(diào)查問卷一般包括關(guān)于工作活動(dòng)的信息(例如，清潔、銷售、教育、繪畫等)，以及工作環(huán)境和工作時(shí)間安排等內(nèi)容。
工作分析所提供的信息是很多人力資源管理決策的基礎(chǔ)。例如，組織在決定要進(jìn)行招聘時(shí)，需要用到某個(gè)工作崗位所需的員工特征信息來決定招聘什么樣的員工；組織在制訂培訓(xùn)計(jì)劃和計(jì)算薪資水平的時(shí)候，則需要關(guān)于工作職責(zé)的信息。由于工作分析在人力資源管理中扮演了如此重要的角色，《美國聯(lián)邦機(jī)構(gòu)雇員選拔程序統(tǒng)一指南》(U．S．Federal Agencies’ Uniform Guidelines on Employee Selection)指出，工作分析能夠讓所有主要的人事管理活動(dòng)有效運(yùn)作，在管理過程中起到?jīng)Q定性的作用。
工作分析還在遵守公平就業(yè)相關(guān)法規(guī)方面扮演了重要的角色。雇主必須證明他們的甄選工具和員工評(píng)估工作與工作崗位績效密切相關(guān)，沒有違反公平就業(yè)機(jī)會(huì)的規(guī)定。當(dāng)然如果要做到這一點(diǎn)，經(jīng)理必須詳細(xì)地了解工作的職責(zé)和崗位所需的員工技能。這就要求他們有能力進(jìn)行相應(yīng)的工作分析管理。