用來監(jiān)督績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)
采用一種嚴(yán)格的、由上而下的和周期性的方式檢查那些對(duì)公司未來持續(xù)繁榮和聲譽(yù)而言至關(guān)重要的因素，這樣做的優(yōu)點(diǎn)怎么強(qiáng)調(diào)也不為過，即使是在所有董事都是執(zhí)行董事的董事會(huì)中。當(dāng)這些因素和管理層日常所面對(duì)的績(jī)效指標(biāo)體系混雜在一起時(shí)，這樣做會(huì)避免兩者的混淆。因此，確保所使用的標(biāo)準(zhǔn)適合于這一任務(wù)非常重要。
很多董事會(huì)傾向于考察過多的績(jī)效考核指標(biāo)——通常這些數(shù)據(jù)反映了會(huì)計(jì)信息，需要對(duì)這些數(shù)據(jù)的相關(guān)性做出一些評(píng)估和判斷。這樣做不可避免地會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，并且會(huì)遺漏一些不能用嚴(yán)格意義上財(cái)務(wù)指標(biāo)來表達(dá)的重要因素。相反，我推薦采納一種更為專業(yè)的方式，這種方式一旦被采納，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)很容易使你所在的董事會(huì)將討論集中在那些他們本應(yīng)關(guān)注的問題上。
為了達(dá)到這一點(diǎn)，董事會(huì)必須討論并決定：(1)哪些具體的項(xiàng)目適合于監(jiān)督；(2)采用何種形式監(jiān)督；(3)監(jiān)督的時(shí)間周期。同時(shí)，對(duì)于誰負(fù)責(zé)提供相關(guān)信息以及在需要的時(shí)候進(jìn)行報(bào)告也應(yīng)該達(dá)成一致。為了保持這些項(xiàng)目的持續(xù)相關(guān)性，這些項(xiàng)目的列表應(yīng)該每年或者在重大的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變被采納的時(shí)候進(jìn)行檢查，如果必要的話要對(duì)列表做出調(diào)整。同時(shí)，既然每一位董事會(huì)成員都贊同這樣一份列表，你應(yīng)該強(qiáng)調(diào)董事會(huì)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地以書面報(bào)告的形式提出這些監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)。除非是非常特殊的情況下，否則，哪怕是偶爾地偏離這些監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該提供特別說明。
在制定這樣的標(biāo)準(zhǔn)列表時(shí)，要注意包括一些“軟”因素，公司內(nèi)部或者獨(dú)立的審計(jì)師可能也會(huì)定期的要求，比如：
- 顧客滿意度。
- 員工的士氣和動(dòng)力。
- 法律和規(guī)章的遵守。
- 關(guān)鍵性資產(chǎn)的保護(hù)。
- 公司政策的遵守。
- 創(chuàng)新等。
畢竟董事會(huì)應(yīng)該集中于對(duì)公司潛在健康的監(jiān)督，而不是每個(gè)月末的財(cái)務(wù)結(jié)果，盡管那樣做確實(shí)有一定的意義。執(zhí)行董事和管理團(tuán)隊(duì)中的其他成員應(yīng)該在其他的檢查和評(píng)估性的會(huì)議上來處理這些更加日常的事務(wù)。對(duì)于董事會(huì)而言，監(jiān)督公司在戰(zhàn)略發(fā)展的標(biāo)志性階段所取得的成就也是非常重要的。
董事會(huì)對(duì)于那些以財(cái)務(wù)數(shù)字為基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)的考慮要降到最低水平，而要確定那些相對(duì)較少的主要因素，這些較少的因素就能夠揭示正在發(fā)生或者可能發(fā)生事情。這樣做將會(huì)使董事會(huì)有信心去忽略那些由其他事情所衍生的次要事務(wù)。無論在什么情況下，如果可能的話，要注重實(shí)際發(fā)生的情況和“預(yù)期(比如預(yù)算或者預(yù)測(cè))的偏離，而不是數(shù)量本身。根本的問題就是“我們是否仍然在軌道上”，如果已經(jīng)制定了允許發(fā)生的偏差，那么這個(gè)問題就很容易回答。有時(shí)考慮那些能夠揭示潛在變化的趨勢(shì)也非常重要。這種趨勢(shì)的特征往往用圖形的形式可以最好地表現(xiàn)出來。
所提供信息的效度和信度
如果董事會(huì)要對(duì)監(jiān)督的過程有信心，必須有證據(jù)表明他們所看到的信息是有效的和及時(shí)的。這些信息的完整性和相關(guān)性反過來取決于公司的內(nèi)部控制和其支持體系的有效性。當(dāng)這些體系健全高效運(yùn)行時(shí)，董事會(huì)就會(huì)為此感到滿意。
一些組織借助于內(nèi)部或者外部團(tuán)體的審計(jì)來檢查他們的內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效性。這是一種良好的實(shí)踐，除此之外，這樣的一種審計(jì)還可以提供給董事們關(guān)于程序、系統(tǒng)和產(chǎn)出完整性方面的獨(dú)立報(bào)告。即使沒有深入地審計(jì)，也需要定期進(jìn)行深入地檢查和評(píng)估。
一般而言，你應(yīng)該承擔(dān)一種責(zé)任以保證呈遞給董事會(huì)的監(jiān)督信息總是及時(shí)的，并且保證董事們有充分的時(shí)間為董事會(huì)會(huì)議做準(zhǔn)備。如果能夠這樣，董事會(huì)決策的質(zhì)量將會(huì)更好。
監(jiān)督公司的績(jī)效，結(jié)果發(fā)現(xiàn)績(jī)效總是很好地與預(yù)期相吻合，這種情況固然好，但是由此變得自滿將會(huì)是一種危險(xiǎn)，尤其是在結(jié)果看起來如預(yù)期所表明的那樣。畢竟我們是基于可能會(huì)發(fā)生的一些假設(shè)來認(rèn)同預(yù)期。我們應(yīng)該定期地問自己一個(gè)問題：“這些假設(shè)是否仍然有效或者能否在未來保持有效”。一些假設(shè)包含了公司所處環(huán)境的很多維度，其他一些假設(shè)則屬于支持性的資源。應(yīng)該考慮的因素可能包括：
- 市場(chǎng)趨勢(shì)。
- 競(jìng)爭(zhēng)者的活動(dòng)。
- 規(guī)章體制。
- 經(jīng)濟(jì)因素。
- 技術(shù)的可獲得性。
- 員工因素。
- 有形資源的可獲得性。
- 財(cái)務(wù)資源的可獲得性等。
因此，董事會(huì)有必要重新檢查和評(píng)估這些因素的有效性和持續(xù)相關(guān)性。檢查和評(píng)估的頻率將取決于公司所處的環(huán)境以及公司所從事的經(jīng)營活動(dòng)。
確保這些檢查和評(píng)估有效性的一個(gè)有益的方式是，要求每一位董事(有時(shí)僅僅是執(zhí)行董事)承擔(dān)額外的責(zé)任，以確保使董事會(huì)能夠知道上述這些因素中一個(gè)或者幾個(gè)因素的目前或者將來可能發(fā)生的重大變化。這可以采取書面報(bào)告的形式或者口頭陳述的方式，其中應(yīng)該包括他們所認(rèn)為的這些變化對(duì)預(yù)期結(jié)果所產(chǎn)生的影響。然后，你可以鼓勵(lì)整個(gè)董事會(huì)討論這個(gè)報(bào)告，其他董事可以提出問題并且表達(dá)他們?cè)谶@個(gè)問題上的觀點(diǎn)。
在董事們承擔(dān)這樣特殊責(zé)任的同時(shí)，讓董事們相互評(píng)論通常可以確保整個(gè)董事會(huì)以更加廣闊的視野更充分地認(rèn)識(shí)某個(gè)問題。另外，你必須鼓勵(lì)所有的董事會(huì)成員成為一名通才，讓他們對(duì)公司事務(wù)的各個(gè)領(lǐng)域保持興趣和關(guān)注，而不是成為一個(gè)思路狹窄的“專家”。