人類是群居動(dòng)物，活在社會(huì)上，就需要無(wú)時(shí)無(wú)刻的與他人溝通，去配合他人，或是讓他人配合自己的工作。很多時(shí)候，個(gè)體的效率低，問題不是出現(xiàn)在執(zhí)行力，而是往往選擇了錯(cuò)誤的溝通工具及溝通方式，導(dǎo)致反反復(fù)復(fù)，拖沓不前，傷己擾民，最終耽誤一個(gè)團(tuán)隊(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。
此篇文章是我之前工作的感悟與總結(jié)，也是原來帶兵經(jīng)常講的一個(gè)環(huán)節(jié)，經(jīng)驗(yàn)之談，希望對(duì)職場(chǎng)人員有所幫助。
時(shí)間是你的工具，溝通渠道與溝通方式亦是你的工具，合理利用及分配你的工具，你就是人生時(shí)間管理的藝術(shù)大師。
大家基本上都聽說過“溝通漏斗”，人們?cè)跍贤〞r(shí)，用言語(yǔ)表達(dá)心里的100%的內(nèi)容時(shí)，講出來便只剩下80%，而當(dāng)這80%的內(nèi)容進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景等差異化的原因，便只留存了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外，我們自己也經(jīng)常能體會(huì)到，郵件里溝通幾天的事情，電話幾十分鐘就解決了，電話里幾十分鐘也說不清楚的事情，面談幾分鐘就解決了。可見選擇溝通工具的重要性。因此，我為大家分析一下目前身邊能接觸到的各種溝通工具的利弊，及建議的使用方式，審時(shí)度勢(shì)，物盡其用，一來規(guī)避溝通漏斗帶來的信息出入，二來提高個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的綜合作戰(zhàn)效率。
面談
面談溝通是效率最高的溝通形式。人們?cè)跍贤ǖ臅r(shí)候，文字部分傳達(dá)的信息不到總量的10%，而語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)中包含的信息量為30%，更大一部分則在于雙方的眼神、表情、肢體語(yǔ)言等。只有在面談的時(shí)候，雙方才可以全方位的交流，也是建立雙方情感信任最好的方式。這是雙方最高效、最充分理解彼此思想，根據(jù)對(duì)方反饋及時(shí)糾正可能的理解錯(cuò)誤，從而減少信息誤解，提升工作效率。而且面談的時(shí)候，可以察言觀色，根據(jù)交談對(duì)象的言行舉止，哪些話題對(duì)方感興趣，知道哪些話該說，哪些話不該說，哪些話可以點(diǎn)到為止，這里可以充分利用溝通技巧，將你想要傳達(dá)的目標(biāo)，用對(duì)方能夠接受的方式去傳遞。這也是電話及郵件等其他溝通工具不具備的最大的優(yōu)勢(shì)，因此建議大家在條件允許的前提下，盡量用面談的形式探討問題，尤其是參與人員不足夠了解項(xiàng)目的前期。
電話
電話溝通雖然不能想面談一樣實(shí)現(xiàn)全方位的溝通與交流，但是它能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程推進(jìn)事件進(jìn)展最快的工具，通話過程中可感受對(duì)方的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)等情感信息，把控溝通交流的節(jié)奏，通常幾句話，簡(jiǎn)單、直接、有效，能讓對(duì)方最短時(shí)間的知曉事件進(jìn)展；根據(jù)事件進(jìn)展交流、溝通意見，對(duì)整個(gè)事件做微調(diào)；督促對(duì)方向前推進(jìn)某個(gè)環(huán)節(jié)，或提醒對(duì)方查看某個(gè)郵件或者文件，加深對(duì)方對(duì)該事件的重視程度。它是介于面談及郵件溝通之間比較好的折中方式。
郵件
郵件溝通具備不易被對(duì)方及第三方打擾，記錄事件發(fā)展過程，易于轉(zhuǎn)發(fā)傳播，可追溯性強(qiáng)，可對(duì)信息深入思考、接收方與發(fā)送方不需要同一時(shí)間參與等優(yōu)點(diǎn)，但表達(dá)力有限，并不能及時(shí)有效的傳達(dá)信息。除非雙方或多方已經(jīng)對(duì)溝通的信息達(dá)到高度一致，否則很容易產(chǎn)生誤解。而且從溝通效率的角度來講，文字溝通本身就是時(shí)間殺手，需要嚴(yán)格控制。
微信
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，碎片化的信息傳播模式被大量人群接受，但作為職場(chǎng)人士，我們應(yīng)該盡量避免這種低效而且容易引起誤解的溝通方式。微信最好只作為一種輔助性的溝通手段，只建議以下兩種工作方式時(shí)使用微信，第一，在工作群中發(fā)一些簡(jiǎn)短的通知性信息；第二，多人遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，第二種方式我個(gè)人用的情況較多，方便并節(jié)省成本。而當(dāng)對(duì)方在微信端給你留言的時(shí)候，最高的效率選擇是“電話”，幾分鐘解決一個(gè)可能在微信上要耗費(fèi)半個(gè)小時(shí)或是更長(zhǎng)時(shí)間的議題。
除了文字方式的及時(shí)通信外，還具備語(yǔ)音通信、視頻通信和文件傳輸?shù)墓δ?，但是一般我個(gè)人只用它的大文件傳輸功能，速度快。
對(duì)各種溝通工具的使用建議：
- 如果在同一個(gè)辦公環(huán)境中，應(yīng)盡量采用面談溝通+郵件備忘的溝通工具組合；
- 十分重要的項(xiàng)目且條件允許的前提下，應(yīng)盡量采用面談溝通+電話跟進(jìn)+郵件備忘的溝通工具組合；
- 一般情況下點(diǎn)對(duì)點(diǎn)情況，應(yīng)盡量采用電話溝通+郵件備忘的溝通工具組合；
- 條件不允許見面且需要開會(huì)的時(shí)候，推薦微信多人視頻會(huì)議+郵件備忘的溝通工具組合；
- 平時(shí)盡量少用微信及QQ溝通，一來權(quán)重級(jí)別很低，很容易被對(duì)方忽視，二來容易分散注意力；
在如下情況可以采用單獨(dú)的郵件溝通形式：
- 通告性的發(fā)布內(nèi)容；
- 工作報(bào)告；
- 已經(jīng)口頭溝通過的且達(dá)成一致的工作內(nèi)容；
總而言之，世界上所有的各種溝通工具是為了讓你便利而生，面談、電話、郵件、微信、QQ這5項(xiàng)工具各有各的各的優(yōu)勢(shì)及作用，巧用各種工具的組合，便能規(guī)避“溝通漏斗”，提升溝通效率。效率來自一點(diǎn)一滴的把控，把控自己的行為，把控自己的隨性。