在開(kāi)會(huì)事前準(zhǔn)備
公布議程。準(zhǔn)備一份清楚的議程，讓與會(huì)者了解會(huì)議將如何進(jìn)行，如此可提升虛擬會(huì)議的成效。議程可以讓你的與會(huì)者思考和準(zhǔn)備每項(xiàng)主題。這對(duì)于英語(yǔ)為第二語(yǔ)言的人來(lái)說(shuō)尤其重要。如果人們可以事先準(zhǔn)備，他們就能夠更全面和有力地參與。期望人們?cè)跁?huì)議中，當(dāng)場(chǎng)發(fā)展他們的想法，然后強(qiáng)而有力地表達(dá)，只是不切實(shí)際的期望。
議程不需要非常詳盡。針對(duì)每項(xiàng)主題，你應(yīng)該要能回答下列這些問(wèn)題：
- 這項(xiàng)主題為何會(huì)在我們的議程上？
- 會(huì)議中分配了多少時(shí)間來(lái)討論這項(xiàng)主題？
- 討論結(jié)束時(shí)，我們想要達(dá)成哪些目標(biāo)？
- 我們需要與會(huì)者提供哪些東西？
在規(guī)劃每項(xiàng)主題所需的時(shí)間時(shí)，分配比你認(rèn)為的多出20%的時(shí)間給每項(xiàng)主題。獲得與會(huì)者的廣泛參與，了解每個(gè)人是否都有機(jī)會(huì)表達(dá)個(gè)人觀(guān)點(diǎn)以及提出問(wèn)題的過(guò)程，需要時(shí)間—大量的時(shí)間。依照議程上的主題，逐項(xiàng)進(jìn)行討論時(shí)，你不應(yīng)該感覺(jué)到有任何壓力。如果你個(gè)人或是團(tuán)隊(duì)成員覺(jué)得時(shí)間上有壓力，那會(huì)議就無(wú)法獲得清晰明確和協(xié)調(diào)一致的結(jié)論。如果不需要那么多時(shí)間，你總是可以提前結(jié)束。
召開(kāi)會(huì)議前先確認(rèn)，在每一段討論中你想要聽(tīng)到哪些人的意見(jiàn)。
- 哪些人會(huì)讓對(duì)話(huà)順利展開(kāi)？
- 哪些人會(huì)因?yàn)橛懻摰闹黝}而受到最大的影響？
- 哪些人可能會(huì)有不同的觀(guān)點(diǎn)和想法？
- 哪些人的經(jīng)驗(yàn)需要引進(jìn)對(duì)話(huà)之中？
人們有時(shí)需要表達(dá)這種感覺(jué)：自己在團(tuán)體中有參與感和能夠貢獻(xiàn)價(jià)值。因此人們必須有機(jī)會(huì)，分享對(duì)于某個(gè)主題的看法。當(dāng)你跟他人處在同一間房間里時(shí)，要做到自我表達(dá)就可能有困難，而在虛擬情境下就會(huì)更加困難。第一步是要讓大家知道，你想要每個(gè)人都參與；第二步則是有策略地和溫和地召集大家。事先知道，每一項(xiàng)主題你想要誰(shuí)參與對(duì)話(huà)，會(huì)讓事情變得駕輕就熟。
領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)行，完成議程的討論，獲得廣泛的參與。
跟團(tuán)隊(duì)討論你想要管理對(duì)話(huà)的方式。虛擬會(huì)議需要更強(qiáng)而有力的領(lǐng)導(dǎo)方式，因?yàn)槟銦o(wú)法觸及那些非語(yǔ)言的暗示，無(wú)從得知與會(huì)者是否有問(wèn)題，或者是否想要參與討論。另外，這類(lèi)會(huì)議也需要你個(gè)人更多的同理心，更周詳?shù)乃伎?，因?yàn)橄噍^于身處在同一間房間里，虛擬會(huì)議的與會(huì)者會(huì)覺(jué)得彼此間的連結(jié)感比較低。
要求大家同意你對(duì)會(huì)議有所規(guī)范，以便你能放松并好好主持會(huì)議。我通常會(huì)要求下列事項(xiàng)：
- 請(qǐng)大家同意主持人堅(jiān)定地維持對(duì)話(huà)切題
- 當(dāng)時(shí)機(jī)恰當(dāng)時(shí)，主持人可召集不同的人來(lái)開(kāi)會(huì)
- 大家同意把科技用品暫時(shí)擱置不理，除非有重要原因需要隨時(shí)使用
除此之外，我也讓與會(huì)者知道，雖然我對(duì)會(huì)議有所計(jì)劃，但若大家有其他想法，可讓會(huì)議對(duì)大家都有用，我還是非常樂(lè)于接受。
事前取得與會(huì)者同意，讓你能引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，而不至于負(fù)面評(píng)估任何人。同時(shí)也讓團(tuán)隊(duì)擺脫平常互動(dòng)的方式，真實(shí)地參與會(huì)議。四到五人的小團(tuán)體相約喝咖啡聊天，輕而易舉就能讓人放輕松做自己。不過(guò)，在較大團(tuán)體和虛擬團(tuán)體之中，對(duì)話(huà)如果要安全且有效，就需要特別安排。
在會(huì)議開(kāi)場(chǎng)白中，你可以考慮談到下列這幾點(diǎn)：
「在大家的許可下，今天我想要以慎重的方式來(lái)管理我們的對(duì)話(huà)，好讓大家都可以切題討論，并且確保我們聽(tīng)到每個(gè)人的意見(jiàn)。請(qǐng)不要把這樣的做法說(shuō)成是我想要嚴(yán)格管理。大家只要看成是，我想要多一些自由，以便讓對(duì)話(huà)能夠維持聚焦，還有我需要各位的允許，以要求大家確保在一項(xiàng)主題結(jié)束之前，我們都能讓每個(gè)人提出問(wèn)題和表達(dá)觀(guān)點(diǎn)。」
「在每段對(duì)話(huà)里，我想要請(qǐng)?zhí)囟ǖ呐c會(huì)者提出某項(xiàng)主題。我已經(jīng)記下哪些人我認(rèn)為會(huì)受到影響，也會(huì)跟牽涉其中的每個(gè)人確認(rèn)。當(dāng)然，如果你想要補(bǔ)充一些意見(jiàn)，而我還沒(méi)請(qǐng)你發(fā)言的話(huà)，請(qǐng)勇于發(fā)言。如果你還沒(méi)有表達(dá)過(guò)你的想法、問(wèn)題和觀(guān)點(diǎn)的話(huà)，任何時(shí)候你都可以參與任何的對(duì)話(huà)。」
接下來(lái)，小心地管理會(huì)議的對(duì)話(huà)。
慢慢進(jìn)行。當(dāng)人們說(shuō)話(huà)時(shí)，如果你無(wú)法看到他們，不只比較難聽(tīng)懂發(fā)言，要處理發(fā)言的內(nèi)容也會(huì)變得更為困難。簡(jiǎn)明扼要的發(fā)言會(huì)有幫助，較為平穩(wěn)的語(yǔ)調(diào)也會(huì)提供人們空檔，以便提出他們的問(wèn)題。記錄下哪些人已經(jīng)發(fā)言過(guò)，可以協(xié)助提醒你，你可能邀請(qǐng)哪些人加入對(duì)話(huà)。
你可以考慮增加一個(gè)流程步驟，以檢查每一項(xiàng)主題的清楚程度。當(dāng)缺少了視覺(jué)提示時(shí)，當(dāng)與會(huì)者不了解或不同意時(shí)，你便無(wú)法肯定辨別。如果你的與會(huì)者擁有不同的語(yǔ)言或文化背景，想要獲得清楚明確和協(xié)調(diào)一致的會(huì)議結(jié)論，就可能需要更多反覆對(duì)話(huà)的時(shí)間。
你可以使用下列五項(xiàng)結(jié)尾元素，慎重地結(jié)束每一段對(duì)話(huà)：
- 確認(rèn)完成：任何人還有任何其他尚未表達(dá)過(guò)的事情想說(shuō)或提問(wèn)嗎？
- 確認(rèn)協(xié)調(diào)一致：大家對(duì)于我們這段對(duì)話(huà)的結(jié)論都滿(mǎn)意嗎？
- 確認(rèn)接下來(lái)的步驟：大家都清楚哪些人要采取行動(dòng)，以及那些行動(dòng)何時(shí)會(huì)完成嗎？
- 確認(rèn)價(jià)值：你從這段對(duì)話(huà)當(dāng)中獲得了哪些價(jià)值？
- 確認(rèn)感謝：我們應(yīng)該感謝任何人嗎？
事實(shí)上，隨著我們的工作環(huán)境持續(xù)從辦公室空間轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)空間，成功地召開(kāi)虛擬會(huì)議就會(huì)變得非常重要。一心多用，一邊忙著其他工作，一邊聽(tīng)著會(huì)議進(jìn)展的做法，未來(lái)將不再可行。無(wú)庸置疑地，召開(kāi)和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的人要為會(huì)議的成效負(fù)責(zé)。由于虛擬會(huì)議帶來(lái)的額外困難，透過(guò)事前準(zhǔn)備、提出問(wèn)題和分享我們的想法，我們大家都可以促進(jìn)正向的改變。