翁肯(Oncken)和沃斯(Wass)在《時間管理：誰有麻煩》(Management Time：Who’s Got the Monkey？)一文中提出了這樣的問題：“為什么經(jīng)理人一般都沒有時間，但他們的手下卻沒有工作可做呢？”由于很多專業(yè)人士和他們的經(jīng)理人都認為自己在某種意義上工作過量，這個問題很難回答。當然可能有些人會認為這個問題毫無根據(jù)。文章作者提出了一些很簡單但很重要的問題。作為一個經(jīng)理人，你也是如此嗎？你需要接受那些閑混的下屬員工把工作給你做嗎？為什么你要承擔起為下屬員工提供信息的責任？為什么你不把這個責任推給他們呢？你應該分配工作，那你為什么不這樣做呢？你能讓下屬員工把額外的職責推給你承擔嗎？
這些提問揭示了很多問題：經(jīng)理人往往在作決定時搖擺不定；如果要向更高管理層獲取信息，就擔心影響自己的威信；總是希望能管理到每個細節(jié)；無法意識到別人行為所應承擔的責任；如果下屬員工做事主動，又擔心自己看起來很無能。作者把那些下屬員工施加給經(jīng)理人的責任稱為“猴子”，即麻煩。
翁肯和沃斯提出了5條法則，可以又快又準地解決“麻煩問題”：
- 法則1：要么幫員工完成任務要么拒絕他，否則經(jīng)理人會浪費很多寶貴的資源。
- 法則2：那些產(chǎn)生麻煩的員工數(shù)量應保持在經(jīng)理人能承受的最大范圍以內(nèi)。
- 法則3：他們要求你(幫他們完成任務)之前必須預約。
- 法則4：他們要求你的幫助必須是通過面對面談話或打電話，絕不能只發(fā)個郵件。
- 法則5：必須制定解決問題的時間表，并鼓勵員工自己完成。
從我多年的經(jīng)驗來看，我還有以下幾點法則：
- 法則6：那些產(chǎn)生太多麻煩的員工可能需要換個環(huán)境。所以你要找到問題根源。這些員工可能覺得麻煩是理所當然的。
- 法則7：如果他們要推給你麻煩，應該寫書面申請，這個要求能讓他們在讓你幫他們思考之前自己作些思考。
- 法則8：不要在電梯或社交場合惹上麻煩。
經(jīng)理人應該怎樣對付那些產(chǎn)生麻煩的員工呢？有兩種方法，但只有一種能讓你在員工身上的投資不被浪費：如果他們還能被教好，那就要求他們達到你的要求，如果不能，那就讓他們另謀高就。
在這個大的經(jīng)濟環(huán)境下，各個組織都想做得越多越好，許多經(jīng)理人和專業(yè)人士得出了這樣的結(jié)論：執(zhí)行管理層只會把休假人員的工作推給在職人員，這樣就產(chǎn)生了額外的工作時間。但是并不是所有休假的員工工作日程都是滿的，所以這個結(jié)論不一定正確。而裁員更是帶來了以下的活動：評估、分析、區(qū)分優(yōu)先次序、取消不再創(chuàng)造價值的任務而只致力于關(guān)鍵任務。管理你自己的時間固然重要，但我相信，如果能找到浪費時間的根源并加以解決，這樣帶來的益處將更大。
有不少經(jīng)理人和專業(yè)人士不是從未學過如何快速高效地工作，就是忘記了如何工作。他們不承認浪費的時間對績效的影響。每個月中每天浪費一個小時，按八小時工作制來算，就是工作時間的12.5％。在很多地方都會有浪費時間的現(xiàn)象。翁肯和沃斯把工作時間分為：上司占用的時間、系統(tǒng)占用的時間和自己的時間。但浪費的時間并不在這三個分類之中。看看以下幾個導致浪費時間的情況：
- 組織高層導致的時間浪費
- 系統(tǒng)導致的時間浪費
- 經(jīng)理人導致的時間浪費
- 工作小組內(nèi)部的時間浪費
- 開會過多導致的時間浪費
- 個人原因?qū)е碌臅r間浪費
- 其他外部原因?qū)е碌臅r間浪費