在項(xiàng)目管理的過程中，由于組織目的不同，項(xiàng)目所涉及的范圍、時(shí)限、成本、學(xué)科數(shù)量、首要目標(biāo)和其他變量也都不同，以至于項(xiàng)目的要求也不同。學(xué)術(shù)界、政府部門、產(chǎn)業(yè)界及非營利組織中的每一個(gè)項(xiàng)目都有其具體要求。一個(gè)延續(xù)多年的產(chǎn)品或研究項(xiàng)目有多種不同的要求，而僅會(huì)影響來年業(yè)績的營銷項(xiàng)目就不會(huì)有這么多樣化的要求。而一個(gè)為“全民健康計(jì)劃”提供處方藥品的項(xiàng)目顯然是一個(gè)重要的項(xiàng)目。
你目前正在負(fù)責(zé)什么種類的項(xiàng)目？每個(gè)部門都有正在進(jìn)行的項(xiàng)目，小則進(jìn)行幾個(gè)小時(shí)，大則需要幾千個(gè)小時(shí)。有些項(xiàng)目或許要花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)來完成，但是不需要引入任何新知識(shí)；而有些項(xiàng)目相對(duì)較小，但是包含了很多需要解決的未知因素。如果所有的項(xiàng)目都采用同樣的方式來進(jìn)行管理，那么整個(gè)團(tuán)隊(duì)的業(yè)績將會(huì)停滯不前。然而，無論處理什么類型的項(xiàng)目都應(yīng)該關(guān)注細(xì)節(jié)，不要忘了那句老話——“千里之堤，毀于蟻穴”。你還應(yīng)該記住，大多數(shù)項(xiàng)目都是由很多子項(xiàng)目構(gòu)成的，交給不同的團(tuán)隊(duì)來管理。因此，你需要開發(fā)一種跟蹤系統(tǒng)，以滿足組織的需求。
圖1：項(xiàng)目分類
圖1給出了一些對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類的方法。為了達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，我把所有的項(xiàng)目類別分為四組：
- 第一組：關(guān)注的是項(xiàng)目的大小及用途，例如由大到小、由簡單到復(fù)雜，系統(tǒng)項(xiàng)目以及宏觀系統(tǒng)項(xiàng)目。一個(gè)系統(tǒng)項(xiàng)目可以包括把一個(gè)新產(chǎn)品推廣上市，也可能會(huì)在實(shí)踐中涉及組織中所有的職能團(tuán)隊(duì)。此類項(xiàng)目不僅擔(dān)負(fù)著建設(shè)新道路的任務(wù)，還要負(fù)責(zé)解決“交通擁擠”問題。把一個(gè)飛行員送上月球再安全著陸是一個(gè)宏觀系統(tǒng)項(xiàng)目。有些公司的兼并也屬于宏觀范疇。你需要根據(jù)你的團(tuán)隊(duì)及組織的目的和目標(biāo)來定義這些類別。因?yàn)樵谀骋徊块T中的小型項(xiàng)目或簡單項(xiàng)目，放到另一個(gè)環(huán)境下就可能變成大型項(xiàng)目或復(fù)雜項(xiàng)目。
- 第二組：將項(xiàng)目分為單一學(xué)科項(xiàng)目和多個(gè)學(xué)科項(xiàng)目。很有可能會(huì)出現(xiàn)下列情況：單一學(xué)科項(xiàng)目所需要付出的努力最少，因此多個(gè)單一學(xué)科項(xiàng)目很可能被統(tǒng)一為一個(gè)項(xiàng)目。舉個(gè)例子，有一個(gè)X項(xiàng)目，它可能包括了所有預(yù)算時(shí)間相同的項(xiàng)目。這些項(xiàng)目太小，不值得單獨(dú)進(jìn)行匯報(bào)。而多學(xué)科項(xiàng)目通常涉及范圍較大，并需要投入巨大的努力。
- 第三組：根據(jù)項(xiàng)目范圍和組織利益進(jìn)行分類。屬于此類的項(xiàng)目通常需要高度的創(chuàng)新意識(shí)。大多數(shù)組織仍然把流程和產(chǎn)品的更新作為首要項(xiàng)目。這些更新項(xiàng)目可以是It常的事務(wù)，也可以是需要高度創(chuàng)新的事務(wù)。要求一個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)組織的一個(gè)新項(xiàng)目通常需要將首要任務(wù)進(jìn)行重組和重新分配。而突破性的項(xiàng)目對(duì)經(jīng)理人來說是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，這需要你把所有資源都用在這一項(xiàng)目上，而同時(shí)又不能忽略其他的組織活動(dòng)。
- 第四組：關(guān)注未來的項(xiàng)目。對(duì)于新興知識(shí)或者邊緣學(xué)科的探索絕不能靠運(yùn)氣。如果你把“競爭”一詞看做是對(duì)“業(yè)務(wù)”的隱喻，你需要首先問問自己是否處在“正確的競爭”中，以及是否擁有“合適的士兵”。這些潛在的新業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)不容忽視。它們不會(huì)主動(dòng)出現(xiàn)，除非你把它們列入組織的日程中。
以上所有的分類系統(tǒng)都有不盡如人意的地方，有待改進(jìn)。任何一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)具有以上四組中所提出的特征。屬于第一組中“宏觀系統(tǒng)”的項(xiàng)目，也有可能同時(shí)具有第三組中的“突破性”的特征；屬于第一組中“小型”的項(xiàng)目，也有可能同時(shí)屬于第三組中的“組織的首次嘗試”，或者屬于第四組中的“全新的業(yè)務(wù)”。充分發(fā)揮你的想象力，將四組分類中的特性任意組合，然后根據(jù)組織的需要改變項(xiàng)目分類。
其實(shí)為項(xiàng)目分類并沒有多么可怕。你只需要區(qū)分它們的性質(zhì)，因?yàn)槊恳粋€(gè)性質(zhì)都為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)賦予了不同的要求。圖1展示了一些你必須要考慮的問題，以幫助你理解項(xiàng)目的要求，從而進(jìn)一步明確項(xiàng)目的目的、目標(biāo)和策略。比如，你可能會(huì)遇到一個(gè)系統(tǒng)項(xiàng)目，它不僅需要多學(xué)科知識(shí)、一定程度的創(chuàng)新，并且還涉及一些對(duì)新知識(shí)的探究。對(duì)于這種項(xiàng)目的管理，比起一個(gè)小型的、單一學(xué)科的、探究型的項(xiàng)目活動(dòng)，你需要更加嚴(yán)厲和嚴(yán)格的監(jiān)管。作為經(jīng)理人或管理者，你不可能以同樣的方法管理所有項(xiàng)目，要采用能夠達(dá)到要求的方法。