計算機(jī)簡化了許多海量數(shù)據(jù)分析工作的強(qiáng)度，它們從編制工資表到記錄人事信息，為人力資源管理提供了巨大的幫助。在計算機(jī)硬件、軟件以及數(shù)據(jù)庫的幫助下，組織可以更好地進(jìn)行信息錄入，并方便地處理它。人力資源信息系統(tǒng)(Human Resource Information System，HRIS)是一個用來為制定人力資源決策提供信息的集成系統(tǒng)。但是需要說明的是，盡管許多HRIS都進(jìn)行了計算機(jī)化，并不是每一個HRIS都只有計算機(jī)協(xié)助。
建立HRIS的目的
HRIS在組織中主要為兩個目標(biāo)服務(wù)：一個與行政與運(yùn)營的效率相關(guān)，另一個則與HRIS本身的作用效果相聯(lián)系。HRIS的第一個目標(biāo)就是通過對員工及人力資源活動信息的編制來提高效率。許多人力資源活動通過自動化的HRIS，完成過程更有效率，并且可以拋棄大量的紙上作業(yè)。一旦進(jìn)行在線數(shù)據(jù)錄入，所需存儲的表格及必要的手工錄入工作就大大減少了。
許多有關(guān)人力資源活動的重組都聚焦于識別人力資源信息流，以及這些信息流如何能被更有效地為權(quán)威人士所獲得。人力資源活動的標(biāo)準(zhǔn)流程、自動化以及人事信息錄入的自動化，對于提高人力資源運(yùn)作的效率至關(guān)重要。
HRIS的第二個目標(biāo)更具有戰(zhàn)略意義，與人力資源規(guī)劃相關(guān)。HRIS使得人力資源規(guī)劃和管理決策的做出，可以在很大程度上依賴于相關(guān)信息，而不是僅僅依靠管理人員的觀點與直覺。例如，一項原來靠手工操作、費(fèi)時且需要相關(guān)知識背景的分析，在使用了HRIS及其豐富的檢索與分析功能之后，可以由一名專業(yè)員工在很短的時間內(nèi)完成。
在許多組織中，人力資源管理的戰(zhàn)略價值越來越受到重視。相應(yīng)地，為戰(zhàn)略規(guī)劃和人力資源預(yù)測所進(jìn)行的HRIS數(shù)據(jù)收集與使用也越來越重要，這使得組織越來越重視自身的人力資源效果。
HRIS的使用
HRIS在組織中有許多作用，最基本的作用是使工資表和獎懲活動自動化。有了HRIS，員工的工作時間記錄被輸入系統(tǒng)中，相應(yīng)的工資扣除和個人工資調(diào)整也在最后的工資支付中體現(xiàn)出來。人力資源信息系統(tǒng)在許多組織中的發(fā)展與實施結(jié)果使得一些工資制定職能已然由會計部門轉(zhuǎn)向了人力資源部門。另一種對HRIS的普遍應(yīng)用是正面行為強(qiáng)化(Affirmative Action Tracking)。在以上這些基本人事活動之外，許多其他的人力資源活動也要受到HRIS的影響。
構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的爆炸式發(fā)展改變了人力資源信息的使用方式。就在幾年前，大多數(shù)人力資源信息還必須在計算機(jī)主機(jī)上進(jìn)行編輯和存儲。但是今天，許多不同形式的信息技術(shù)被整合和使用，以至于人力資源專家可以得到這些與人力資源相關(guān)的信息，并且可將其傳遞給其他的經(jīng)理和執(zhí)行官。
選擇人力資源信息系統(tǒng)
在為組織構(gòu)建一套人力資源信息系統(tǒng)時，必須使這個系統(tǒng)支持組織的人力資源戰(zhàn)略。這需要仔細(xì)分析整個組織和人力資源部門對人力資源信息的使用，但一般來說，對于人力資源信息系統(tǒng)的選擇主要取決于成本因素，而不是考慮到在多大程度上HRIS可以支持人力資源決策制定。
設(shè)計并實施人力資源信息系統(tǒng)
要設(shè)計出一套有效的人力資源信息系統(tǒng)，專家們建議要從所需信息出發(fā)：
- 什么信息是可得的？組織中需要什么樣的信息？
- 這些信息將如何使用？
- 遞交這些信息時，需要什么樣的格式，才能與公司的其他信息數(shù)據(jù)相容？
- 誰需要這些信息？
- 這些信息什么時候需要，以及需要的頻率怎樣？
對于這些問題的解答，可以幫助公司確定必要的硬件與軟件設(shè)施。專家建議，應(yīng)該建立一個項目小組來做廣泛的規(guī)劃。在這個項目小組中，通常包括來自組織中幾個不同部門的代表，如人力資源與管理信息／數(shù)據(jù)處理部門。這個小組作為一個引導(dǎo)方向的工作委員會，它們要總體把握使用者的需求，明確這個系統(tǒng)的期望功能，咨詢軟硬件銷售商并從那里得到報價，而且還要了解此信息系統(tǒng)的安裝過程。在構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)時，通過吸收來自眾多不同部門的經(jīng)理及其他代表的意見，組織努力使所營造的人力資源信息系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其潛力，為使用者所接受，并且可以從整個組織的高度得以實行。
許多不同形式的軟件系統(tǒng)可以提供人力資源信息。一些人力資源信息系統(tǒng)的軟件需要使用計算機(jī)主機(jī)，這意味著購買和安裝的巨大花費(fèi)。其他一些人力資源軟件系統(tǒng)可以通過組織在本地區(qū)或更大范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)體系在個人電腦上運(yùn)行。越來越多的組織把因特網(wǎng)作為其使用人力資源信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。
通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和企業(yè)外部網(wǎng)運(yùn)行人力資源信息系統(tǒng)
因特網(wǎng)使用者的劇增越來越多地引起了人力資源專家的關(guān)注，特別是在組織搭建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)或企業(yè)外部網(wǎng)時更是如此。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)是在因特網(wǎng)上運(yùn)行的組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。一項針對50家全球公司的調(diào)查表明，組織為收集和傳播人力資源信息而對人力資源內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的使用正呈現(xiàn)上升勢頭，其中45％的企業(yè)已使用全球性的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，這一數(shù)字比一年前增長了27％。
企業(yè)外部網(wǎng)是與因特網(wǎng)相連的、為組織內(nèi)員工提供外部經(jīng)濟(jì)實體信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。例如，員工可以通過企業(yè)外部網(wǎng)，從組織外的第三者那里獲得相關(guān)的獎懲信息。另一些情況下，員工可以從外部的工資表服務(wù)機(jī)構(gòu)那里得到他們的工資表信息，而且員工通過企業(yè)外部網(wǎng)還可以把自己的旅行要求提供給一些外部的旅行服務(wù)機(jī)構(gòu)。但是值得注意的是，無論是企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)還是企業(yè)外部網(wǎng)，防止未授權(quán)或不正當(dāng)?shù)男畔@得和使用都是十分必要的。
以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)使得公司人力資源部門的管理效率得以大幅提高，并且使該部門能處理更加戰(zhàn)略性的、長期的人力資源規(guī)劃問題。公司主要通過以下四種方式使用以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的人力資源信息系統(tǒng)。
- 公告板。為分布在全球各地的組織員工提供個人保險、工作崗位和培訓(xùn)等信息。
- 信息渠道。企業(yè)外部網(wǎng)或企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫相連，使組織中的員工可以自己查詢到獎懲信息，如病假、401(k)等，為原本需要花費(fèi)大量精力用來回答員工咨詢的人力資源職員騰出了許多時間。
- 員工自我服務(wù)。許多企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)融入了員工自我服務(wù)選擇，通過它，員工可以獲得以及更新他們自己的個人記錄，改變或加入員工獎勵計劃，以及對其他地區(qū)的聘用機(jī)會做出反應(yīng)。很明顯，在員工自我服務(wù)的選擇允許的情況下，信息安全十分重要。
- 擴(kuò)大聯(lián)系。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和企業(yè)外部網(wǎng)的整合效果使得人力資源服務(wù)提供商的數(shù)據(jù)庫與雇主的數(shù)據(jù)庫連接在一起，便于他們之間的電子數(shù)據(jù)交換。同時，員工可以在世界范圍內(nèi)遞交和獲得自己個人的具體信息。