在管理和領(lǐng)導(dǎo)的過程中,一旦你找出了可以將某項任務(wù)授權(quán)給其去做的人,要先弄清楚他們現(xiàn)在的工作量的大小,看看是否可以兼顧這項任務(wù)。目標清晰、毫不含糊是有必要的。任何一個員工都應(yīng)該很清楚公司對自己有怎樣的要求“也許從現(xiàn)在起你可以接手這項工作了?”是一種模棱兩可的說法,很容易引起人們誤解。結(jié)果應(yīng)該是可以測量的,要記住SMART法則。
每一項被選出來作為授權(quán)給別人去做的任務(wù)都應(yīng)該有一個詳細的計劃。下面幾點應(yīng)該敘述清楚。
- 這項工作的目標或者預(yù)期目標。
- 你所想出的做這項工作的辦法。
- 數(shù)據(jù)要求以及數(shù)據(jù)來自哪里或來自誰。
- 完成這項工作所需要的設(shè)備或者幫助。
- 界定責(zé)任范圍。
- 需要作出的決定的主要類別。
做這些決定時可以使用的權(quán)利的限度。如果你是一個授權(quán)者,做好準備時你就可以開始對被授權(quán)者進行指導(dǎo)或訓(xùn)練了。如果你是一個被授權(quán)者,在一開始,你的授權(quán)者在將一項任務(wù)授權(quán)給你去做的過程中應(yīng)該時刻留心并密切監(jiān)督工作在開頭階段的進展。隨著工作的進展,你對這項指派給你的任務(wù)會越來越有信心,這時候授權(quán)者就可以松松手、只需要確保工作正常進行就可以了。工作是要做的,但是用另一種方法也許會把它做得更好。用不同的方法去做沒什么不對,只要達到了要求的特定的結(jié)果以及它是按照一個可以接受的標準進行的就可以了。要允許下屬員工按照一個適合他們的個性的方式去執(zhí)行一項任務(wù)或做他們自己的工作。如果你已經(jīng)授權(quán)了一項任務(wù),務(wù)必給他們解釋自己做法的自由。
授權(quán)是一件很復(fù)雜的事情,但是你必須努力找出時間來學(xué)習(xí)一下有效授權(quán)的技能。一旦你學(xué)會了這項技能,你將會為自己節(jié)省下大量的時間。要記住的一件重要事情是:應(yīng)該鼓勵被授權(quán)者以主人的身份來接受這項任務(wù)。如果你正在將一項任務(wù)授權(quán)給別人去做,不要為選哪一個團隊成員去做而猶豫不定。如果這個人遇到了困難,你也許需要給他建議一些可能的解決方案,然后讓他選擇自己喜歡的方案。如果你主動去幫他選擇方案,你就又自己承擔(dān)了這項任務(wù)的責(zé)任,因此把責(zé)任從被授權(quán)者的身上又移到了自己的身上。這對于任何人來說都是非常打消積極性的,他們以后也許會不太情愿主動提出承擔(dān)某項新責(zé)任了。
對于被授權(quán)者在工作過程中可能要用到的資源,嘗試提前同意;同樣,作為一個有效的授權(quán)者,你必須將完成這項任務(wù)的功勞歸于被授權(quán)者,并給他們留出創(chuàng)新的空間(關(guān)于如何開展這項工作方面)。
不要忘了給他們的工作進行反饋。這是成功授權(quán)的一個主要方面,在工作進展的過程中要時時地給他們以反饋。有效的反饋應(yīng)該能夠使被授權(quán)者提高工作表現(xiàn)、聆聽他們的問題和關(guān)心的事情并放在心上,建設(shè)性的建議應(yīng)該盡可能具體,但是要使自己的話盡可能客觀。大多數(shù)人欣然接受一項責(zé)任,目的是為了獲得上司的認可。感謝人們?yōu)橐豁椆ぷ魉冻龅呐κ欠浅V匾?,而且如果有可能的話可以在公開場合表揚他們,例如在部門會議上。