1.在開會(huì)前讓與會(huì)人員完成準(zhǔn)備工作——在正式開會(huì)之前，讓大家進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)
讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都在開會(huì)之前對(duì)會(huì)議主題進(jìn)行思考。這樣做不但可以讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都深入明了會(huì)議主題，甚至還有助于讓所有成員在會(huì)議上提出最好的想法和見解。
讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都提前幾天開始入手準(zhǔn)備。能夠向大家提出一個(gè)與會(huì)議密相關(guān)的問題，接著讓他們填寫自己的答案，帶上他們的筆記記錄會(huì)議。
關(guān)于會(huì)議準(zhǔn)備工作的問題應(yīng)當(dāng)假定問題已經(jīng)獲得解決——換句話說，要把情境設(shè)定在未來。有人在下面舉例了一些有關(guān)指導(dǎo)準(zhǔn)備工作的問題，面對(duì)的是3種不同類型的解決問題型會(huì)議。在這些問題的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，讓它們能夠契合你的會(huì)議要求。
面對(duì)解決內(nèi)容型和流程型問題的會(huì)議，到底該怎樣準(zhǔn)備問題呢?
比如，假定一個(gè)電話服務(wù)部門需要征詢同事的意見，看看怎樣才能提高部門的服務(wù)水平，管理者應(yīng)當(dāng)提出這樣的問題：
假如在過去的一年當(dāng)中成績突出，還從顧客那里得到了相當(dāng)積極的反應(yīng)，說明你們提供的服務(wù)在一年中一直處在先進(jìn)水平。
?你們實(shí)際進(jìn)行了哪些工作才獲得了今天的成績?
?你們面對(duì)著哪些問題和挑戰(zhàn)?
?你們?cè)鯓咏鉀Q這些問題，怎樣面對(duì)這些挑戰(zhàn)?
面對(duì)安排團(tuán)隊(duì)計(jì)劃的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)怎樣準(zhǔn)備問題?
面對(duì)那些需要在會(huì)議上安排團(tuán)隊(duì)計(jì)劃的情況，人們可以使用相似的形式來準(zhǔn)備問題。比如：
3年前，大家一起給團(tuán)隊(duì)安排了一個(gè)戰(zhàn)略策劃。盡管大家在實(shí)際的運(yùn)行過程中需要不斷做出改變，但是總體而言，整個(gè)策劃的效果還是相當(dāng)理想的。當(dāng)時(shí)，大家確定了團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，還有未來3年面對(duì)的機(jī)會(huì)。另外，大家還確定了在通往成功的道路上可能遇到威脅。
?你們利用了哪些優(yōu)點(diǎn)，讓方案在過去3年中實(shí)施成功?
?你們發(fā)現(xiàn)了哪些缺點(diǎn)，又是怎樣彌補(bǔ)這些錯(cuò)漏的?
?你們發(fā)現(xiàn)自己的團(tuán)隊(duì)面臨著什么機(jī)會(huì)？又是怎樣最大限度地利用這些機(jī)會(huì)的?
?你們?cè)谕ㄍ晒Φ牡缆飞?，遇到了什么威脅？你們當(dāng)時(shí)使用了哪些決策成功地面對(duì)這些威脅?
?在過去的一年中，你們?cè)鯓哟_定應(yīng)該進(jìn)行哪些改變由此保證計(jì)劃的成功實(shí)施？你們又是怎樣進(jìn)行這些改變的?
有關(guān)培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員工作能力的會(huì)議，又應(yīng)當(dāng)怎樣準(zhǔn)備問題呢?
有關(guān)培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員工作能力為目的的會(huì)議，你能夠把下面列舉的問題進(jìn)行修訂，來滿足自己的特別需要(注意，這個(gè)會(huì)議召開的時(shí)間是8月)：
假如現(xiàn)在已經(jīng)到了11月。你們?cè)?月的時(shí)候召開了一次有關(guān)人員培訓(xùn)和自我發(fā)展的會(huì)議，打算通過這次會(huì)議讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都能更好地操作新的系統(tǒng)。當(dāng)時(shí)，會(huì)議由小李主持，他是他們企業(yè)內(nèi)部的專家。
?你們每個(gè)人為會(huì)議的成功做出了什么貢獻(xiàn)?
?你是怎樣幫助小李成功組織會(huì)議的?
?你們最后是怎樣在衡量成功的標(biāo)準(zhǔn)上統(tǒng)一意見的?
沒錯(cuò)，這種立足于培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)成員工作能力的會(huì)議通常需要專業(yè)人士投放很多精力，由于在那些你希望自己的團(tuán)隊(duì)成員有所發(fā)展的方面，他們已經(jīng)在這些方面相當(dāng)有競(jìng)爭(zhēng)力了。你覺得自己的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)步的空間越大，全部會(huì)議的指導(dǎo)意義越需要確定?？墒牵偃缣崆案鷧?huì)人員提問以上準(zhǔn)備問題，會(huì)為促進(jìn)全部會(huì)議進(jìn)行的發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2.明確會(huì)議的流程
假如你第一次組織解決問題型會(huì)議，聚集了全部的團(tuán)隊(duì)成員。你被提拔為管理者，但是從來沒有安排過這種會(huì)議。團(tuán)隊(duì)成員對(duì)你不夠認(rèn)識(shí)，并且之前也從來沒有參與過這樣的會(huì)議。在這種情況下，你就需要和團(tuán)隊(duì)成員開展討論，由此明確會(huì)議推進(jìn)者需要發(fā)揮的作用。在初次會(huì)議中，會(huì)議推進(jìn)者很自然地需要由你來擔(dān)任。但在之后的會(huì)議中，你也許會(huì)讓某個(gè)團(tuán)隊(duì)成員或某幾個(gè)團(tuán)隊(duì)成員來負(fù)責(zé)促進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的任務(wù)。這樣，第一次有關(guān)會(huì)議基本程序的討論就相當(dāng)重要。比如，你能夠在會(huì)議剛開始的時(shí)候，就向團(tuán)隊(duì)成員提出以下的問題：
?回想一下你參加過的會(huì)議和培訓(xùn)，思考那些讓你覺得獲益良多的會(huì)議和培訓(xùn)：
會(huì)議的推進(jìn)者或培訓(xùn)者做了什么事情?
參與人員做了怎么事情?
?讓團(tuán)隊(duì)成員盡快填寫他們的答案，然后從中選擇出你認(rèn)為對(duì)全部會(huì)議最為重要的因素，可以從兩個(gè)因素出發(fā)：
從推進(jìn)者的角度出發(fā)。
從參加人員的角度出發(fā)。
把每個(gè)人的觀點(diǎn)都列入?yún)⒖挤轿?，接著列出兩份名單（最好采用活頁紙，因?yàn)樵谝院蟮臅?huì)議中也能夠用到）。確保在整個(gè)會(huì)議進(jìn)程中一直堅(jiān)持你作為推進(jìn)者建造的基本流程。一旦其他成員開始出現(xiàn)偏題的可能，就應(yīng)當(dāng)立刻用活頁紙?zhí)嵝阉麄?，提示他們之前確定的那些基本程序。
將這份基本程序予以保留，方便在以后的會(huì)議中再次使用。開展每次會(huì)議時(shí)，你都要和團(tuán)隊(duì)成員確定一下，看看是不是所有人都同意這個(gè)基本程序，還是有些人想要對(duì)基本程序進(jìn)行一些改變。
慢慢地，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)基本程序是多么重要。比如，在會(huì)議剛開始的時(shí)候就開展有關(guān)基本程序的討論，這就寓意著在開始進(jìn)入會(huì)議主題之前，就已經(jīng)讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)參與到?jīng)Q策制定的過程中來。事實(shí)上，這個(gè)舉動(dòng)本身也涉及了流程管理，流程管理是有效組織會(huì)議的先決因素。
3.在會(huì)議開始時(shí)就讓與會(huì)人員參加到討論中來
開場(chǎng)白要簡(jiǎn)潔明了，避免長篇累牘。簡(jiǎn)短的開場(chǎng)白之后，就果斷進(jìn)入有關(guān)基本程序的討論中。必須要保證所有團(tuán)隊(duì)成員在會(huì)議初期就有參加討論的機(jī)會(huì)。你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，那些外向型員工會(huì)立即參加進(jìn)來，因此，要盡快讓那些內(nèi)向型的員工也加入到討論之中，這一點(diǎn)是相當(dāng)重要的。如果想要達(dá)到這一點(diǎn)，有一個(gè)辦法就是向那些寡言少語的員工進(jìn)行提問。比如，你能對(duì)一個(gè)人說：“XX先生，有關(guān)準(zhǔn)備問題你如何回答？你能否和大家詮釋一下你的定論是什么?”
有關(guān)調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員參與熱情的3個(gè)方法如下：
（1）為了讓團(tuán)隊(duì)成員最大可能地參加進(jìn)來，能夠讓團(tuán)隊(duì)成員以小組為單位展開討論，然后在整個(gè)團(tuán)隊(duì)范圍內(nèi)進(jìn)行討論或反應(yīng)。假如團(tuán)隊(duì)的規(guī)模太大，這個(gè)方法的優(yōu)點(diǎn)就會(huì)脫穎而出，因?yàn)檫@樣做可以讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在會(huì)議最初就能參加到活動(dòng)中。比如，你能將整個(gè)團(tuán)隊(duì)劃分成幾個(gè)小組，再讓每個(gè)小組開展有關(guān)準(zhǔn)備問題的答案。讓他們?cè)?分鐘之內(nèi)列出3點(diǎn)內(nèi)容，再向整個(gè)團(tuán)隊(duì)開展匯報(bào)。
（2）在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，應(yīng)當(dāng)征詢所有團(tuán)隊(duì)成員的意見，再把它們?nèi)苛性诎装迳匣蚧铐摫旧稀Ｕ?qǐng)注意，將所有團(tuán)隊(duì)成員的意見依次羅列出來是相當(dāng)重要的。首先，每個(gè)人都能對(duì)別人的觀點(diǎn)一清二楚；其次，這樣做有助于吸引團(tuán)隊(duì)成員的興趣，讓所有成員專心一致，同時(shí)還能防止會(huì)議偏題。
（3）并非每個(gè)人都能夠表現(xiàn)自己，并非每個(gè)人都能侃侃而談，把他的觀點(diǎn)詮釋得明明白白。開展準(zhǔn)備工作對(duì)那些表達(dá)能力相對(duì)薄弱的人有所幫助——能夠邀請(qǐng)全部的團(tuán)隊(duì)成員一起分享他們事先準(zhǔn)備的答案，因此對(duì)整個(gè)會(huì)議回饋他們的力量。然后，你就能夠給幫助那些不善于表達(dá)自身的成員予以援手，采用提問的方式讓他們面對(duì)某個(gè)方面細(xì)致地說明他們的觀點(diǎn)。
4.采用提問的方式讓群眾開展積極的討論
你應(yīng)當(dāng)先把這些問題準(zhǔn)備好。通常情況下，建議大家準(zhǔn)備能夠在會(huì)議上提出的15個(gè)問題。為何是15個(gè)而不是14個(gè)或是13個(gè)？沒有什么研究結(jié)果能夠證明這個(gè)數(shù)字，也沒有什么科學(xué)道理可講?？墒前凑斩嗄甑慕?jīng)驗(yàn)，你在會(huì)議上不但要問出優(yōu)秀的問題，同時(shí)還要防止被有些參會(huì)成員問得無話可說。必須記得，你才是會(huì)議進(jìn)程的促進(jìn)者，所以團(tuán)隊(duì)成員也許會(huì)提出很多問題，在會(huì)議的全部過程中，群眾的討論會(huì)非常熱烈。
除了你準(zhǔn)備的問題之外，還有相當(dāng)程式化的問題和話語，你一定要熟練。這些問題或話語不但能夠幫助與會(huì)人員更加投入地參與到整個(gè)討論過程中來，同時(shí)還能夠讓討論的消息更加真實(shí)。
5.常常對(duì)會(huì)議的進(jìn)程有所總結(jié)
防止在會(huì)議的進(jìn)行過程中偏題是相當(dāng)重要的。這可以充分表現(xiàn)會(huì)議組織者優(yōu)秀的流程掌控能力。
在會(huì)議進(jìn)行中，把大家統(tǒng)一定論的觀點(diǎn)依次寫在活頁本上，再把這些觀點(diǎn)張貼整理，讓所有與會(huì)成員都能夠看見。這樣，就可以讓大家明白會(huì)議重點(diǎn)在什么地方，同樣也能夠總結(jié)會(huì)議內(nèi)容。作為會(huì)議的推進(jìn)者，你也能通過這個(gè)舉動(dòng)而取得一些益處，因?yàn)槟憧梢越?jīng)常地回溯這些觀點(diǎn)，提示大家到底談到了什么內(nèi)容，同時(shí)強(qiáng)調(diào)大家已經(jīng)統(tǒng)一定論的重要觀點(diǎn)。
6.鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)最終決策
假如所有與會(huì)人員都全部通過了一個(gè)意義深遠(yuǎn)并切實(shí)可行的方案，那么：
（1）必須要確定這個(gè)方案以總結(jié)的方式依次列明在活頁紙上。
（2）在每張活頁紙上再增加兩個(gè)豎行，一個(gè)豎行明確行動(dòng)實(shí)施的具體時(shí)間，另外一個(gè)豎行明確行動(dòng)實(shí)施的負(fù)責(zé)人員；在實(shí)施決策的過程中，最好讓所有的團(tuán)隊(duì)成員都參加進(jìn)來，這點(diǎn)是無須置疑的。
（3）在第一豎行，就是時(shí)間這行，讓團(tuán)隊(duì)成員為每個(gè)目標(biāo)的完成時(shí)間確定一個(gè)具體時(shí)間；假如全部團(tuán)隊(duì)成員都就時(shí)間達(dá)成統(tǒng)一，再讓你的團(tuán)隊(duì)成員毛遂自薦地承擔(dān)職責(zé)，確保決策中的條例都會(huì)得到實(shí)施，最后，把這些成員的名字填到“人員”這個(gè)豎行。
（4）在完成這個(gè)工作后，人們實(shí)際上就能夠通過會(huì)議找到了處理某個(gè)問題的具體行動(dòng)細(xì)則；應(yīng)該把這個(gè)行動(dòng)細(xì)則整理規(guī)劃，形成書面文件，最后在會(huì)議結(jié)束后立即分發(fā)給所有團(tuán)隊(duì)成員。
必須注意：一定要防止避免“上級(jí)分配”問題，所有管理書籍幾乎都在支持由團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者給團(tuán)隊(duì)其他成員分配任務(wù)，但解決問題型會(huì)議能夠讓其他團(tuán)隊(duì)成員也有“感受領(lǐng)導(dǎo)者職位”的機(jī)會(huì)。團(tuán)隊(duì)成員能夠使用這個(gè)機(jī)會(huì)，把你的名字寫進(jìn)“人員”一欄，讓你負(fù)責(zé)一個(gè)事項(xiàng)的具體操作。
身為團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者，假如你在組織問題解決型會(huì)議的過程里，發(fā)現(xiàn)你的名字在“人員”這一欄的前三條中出現(xiàn)了3次，你就能夠這樣說： “好，我可以負(fù)責(zé)這3件事，但是其他的，不在負(fù)責(zé)范圍之列。假如其他方面還需要負(fù)責(zé)，那就自己去做這3件事?！?/p>