法則一：禁用手機和電腦。
原因有二：第一，手機和電腦會讓我們分心。很多人自以為可以一心多用，像是一邊聽開會報告，一邊寫電子郵件或是閱讀微博更新，但是研究顯示我們其實做不到。近期的神經(jīng)科學(xué)研究對這點探討得很清楚，一心多用其實是不可能存在的。雖然我們可以同時做些簡單的事，比如一邊走路、一邊講話，但大腦無法同時處理多件事情。研究顯示，如果試著要一心多用，完成某項工作的時間可能會拖長50%，而且犯的錯誤也可能多出50%。
更糟的是，那些會在開會的時候拿起手機的人，很可能正是那些最無法一心多用的人。研究發(fā)現(xiàn)，某個人若是同時使用多種媒體的時間越多，在標準化的一心多用測驗上得到的分數(shù)就越低。
第二個禁用手機和電腦的原因，則在于這會讓別人分心。信匯中正領(lǐng)導(dǎo)力最近做了一項簡單調(diào)查，評估了一般人覺得在開會的時候接手機、在微博發(fā)動態(tài)、或是看微信朋友圈這些動作，是否會造成分心，或者在社交上是不恰當?shù)男袨?。負?zé)這項調(diào)查的吉寧博士表示：「雖然是同樣的行為，但如果是別人（朋友或同事）在做這件事，受試者會覺得問題比較嚴重；但如果是受試者自己在做這些（可以說是）不禮貌的事，他們卻不認為有什么太大的問題?！箯慕Y(jié)果可見，開會的時候，如果看到別人在用手機或電腦，我們會覺得不太高興。他說：「然而，如果是我們自己這么做，我們卻無法感覺到自己的行為也會造成別人同樣的不悅反應(yīng)?！勾送?，如果開會的時候看到別人伸手去拿手機（特別如果那人是位高級管理者），我們就會覺得受到傷害或侮辱。如果你正在做簡報、或是討論某個想法，卻看到有高管在講電話，就會覺得很受傷。
還是有些情況，在開會的時候也能使用手機和電腦。例如做筆記，或是取得參考資料。有些時候，可能真的有什么大事發(fā)生，所以需要使用這些設(shè)備。但如果算不上大事，還是把手機和電腦都關(guān)機，專心開會吧。
法則二：開會時間越短越好，不要超過一小時。
研究顯示，開會時間短有好處。第一，與會者比較能維持專注。經(jīng)典研究發(fā)現(xiàn)，群組會根據(jù)截止時間和時間限制，來調(diào)整工作速度和互動的風(fēng)格。舉例來說，一項研究指出：解決問題的時候，如果時間壓力比較大，群組的溝通速度會比時間壓力小的時候更快，決策流程也會比較獨斷。人們?nèi)羰前l(fā)現(xiàn)時間不夠，就不會再提問或談話，而是專心完成工作。
但也不是所有會議都該在30分鐘之內(nèi)解決。確實有些對話需要更多時間，開會的時候也不該只是急著處理一個又一個主題。如果開會的目的就是要仔細談?wù)撃臣拢捅仨氉屗腥擞凶銐虻臅r間發(fā)表意見、回應(yīng)別人的意見、達成結(jié)論。雖然時間壓力能讓過程較有效率，但也不能將時間縮得太短，而影響重要對話的完整性。
法則三：站著開會，生產(chǎn)力更高。
有些人可能會覺得這只是嘩眾取寵的花招，但已經(jīng)有實證資料證明站著開會確實有效。美國密蘇里大學(xué)（University of Missouri）教授艾倫·布魯頓（Allen Bluedorn）曾作過相關(guān)研究（當時是1999年，站著開會還未形成風(fēng)潮），結(jié)果發(fā)現(xiàn)站著開會的時間比坐著開會減少34%，但得到的會議結(jié)論相同。
法則四：讓人人都參與，而且要請那些平常不發(fā)言的人也發(fā)表意見。
有些人可能其實很想發(fā)言，但要有人請才會開口。這背后可能是因為「文化因素、語言障礙，或是個性問題?！鼓切┎惶珔⑴c對話的人，常常反而會有最佳的觀點，絕對應(yīng)該請他們發(fā)言。
人人都參與，不只是對會議結(jié)果有利，對與會者本身也是好事。大家其實都希望有人聆聽、考慮自己的意見，而且只要在會議中詢問他們的意見，就等于是提升他們對該項議題的投入程度。
有些人當場發(fā)言會怯場，你可以事先跟他們談?wù)?，說你希望他們開會時能夠提供意見。這樣一來，他們就有時間先想好要講什么。雖然到了會議上，你還是得特別點他們才會開口，但那時他們已經(jīng)準備好了。
法則五：不要只是為了宣布最新進展而開會。
如果開會時原本就有值得討論的重要事情，你可以順便簡短地宣布一些事。例如在最后問大家：在散會前，有沒有什么要提醒大家的事？你們部門有什么事應(yīng)該要讓其他部門知道的？但是如果開會只是為了宣布事情，就應(yīng)再想想這么做是否恰當。如果寄封電子郵件就好，何必浪費寶貴的時間開會呢？
而且，只為了宣布事情就開會，問題還不只是浪費時間而已。羅伊?鮑麥斯特（Roy Baumeister）、凱絲琳?沃絲（Kathleen Vohs）等人的研究指出，我們的「執(zhí)行力」資源有限。一旦耗盡這種資源，我們就會做出糟糕的決定或選擇。業(yè)務(wù)會議需要非常投入、專心、做抉定，但很少注意到與會者有限的認知資源也會消耗掉，若是開會時間太長，或是太常開會，就更是如此。如果耗盡了執(zhí)行力資源，甚至可能導(dǎo)致判斷失準、行為不檢。所以，如果能不開的會，就不要開吧。
法則六：一定要在事前給議程，并清楚說明會議目標。
這大概是有關(guān)開會的最重要一項建議了。事先規(guī)劃會議、設(shè)定議程很重要。必須先講清楚要做什么，與會者才知道自己該做的事。很多團體作決策時之所以荒腔走板，正是因為事先缺乏清楚的行動計劃。而有了計劃，才有機會厘清要做的事情，并思考可能阻礙我們完成目標的障礙。
有許多資料都提到開會浪費了多少時間。但你只要憑直覺就能知道這一點，不必靠研究才知道。下次要找人開會的時候，請盡量好好運用大家的時間——包括你自己的時間。