想象一下下面的情景：老板把你叫到跟前，對(duì)你說：“太好了，你來了。我有個(gè)工作交給你?！比缓螅v述了一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目，并要求你的團(tuán)隊(duì)予以實(shí)施。你詢問時(shí)間期限和預(yù)算的問題，得到的答復(fù)是：“3個(gè)月完成，沒有預(yù)算，這完全屬于你的正常的工作范圍。你現(xiàn)在做的不就是這類事情嗎？我知道，你是值得信賴的?！苯酉聛恚_始埋頭處理文件，而這就表示談話已經(jīng)結(jié)束了。而你已經(jīng)頭大了：“該怎么做呢？這么短的時(shí)間?！?/p>
大多數(shù)經(jīng)理人此時(shí)此刻會(huì)如何反應(yīng)？一些人會(huì)情緒低落地離開房間，因?yàn)樗麄冎溃胍瓿扇蝿?wù)，只有加班加點(diǎn)地工作。即使如此，也沒有把握一定可以完成任務(wù)。而另一些人則會(huì)馬上抗議：“老板，這不行吧。這個(gè)項(xiàng)目短時(shí)間內(nèi)無法完成，何況還沒有預(yù)算，我們本來就已經(jīng)負(fù)擔(dān)過重了?！崩习逋ǔ?huì)如何回應(yīng)呢？他會(huì)說：“請(qǐng)你不要講什么負(fù)擔(dān)過重。每個(gè)人都有很多工作要做。不要那么悲觀。我相信你一定能完成任務(wù)?！边@種爭辯起到什么作用了嗎？完全沒有，只會(huì)讓老板覺得你過于悲觀。
有效的自衛(wèi)方式與此不同。首先，要聽取老板的要求。當(dāng)你知道自己難以滿足他的期望后，你可以這樣說：“好的，我會(huì)考慮一下如何運(yùn)作，做出計(jì)劃后，再和您溝通，可以嗎？”然后，靜下心來計(jì)算一下項(xiàng)目所需的時(shí)間消耗和成本消耗。把你的計(jì)算一目了然、明晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在一張紙上，并再次去找老板。高層領(lǐng)導(dǎo)者喜歡把東西總結(jié)在一張紙上！現(xiàn)在，可以與他就你的計(jì)算進(jìn)行溝通了。
當(dāng)然，他肯定不會(huì)完全依照你的計(jì)算來減輕你的負(fù)擔(dān)，但這樣做所取得的結(jié)果往往明顯好于老板之前的粗略估計(jì)。老板提出的要求通常有點(diǎn)心血來潮，他感覺3個(gè)月已經(jīng)是很長一段時(shí)間了，任務(wù)一定可以完成。領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)任務(wù)的復(fù)雜性缺乏清晰的認(rèn)識(shí)。
關(guān)于這一點(diǎn)，在現(xiàn)實(shí)中有一個(gè)有趣的現(xiàn)象非常值得注意。假設(shè)你和員工估計(jì)完成某項(xiàng)任務(wù)需要10個(gè)完整的工作日（一個(gè)完整工作日意味著某人在一天之中從早到晚專注于此項(xiàng)工作，不受任何其他項(xiàng)目干擾）。現(xiàn)在，將一個(gè)復(fù)雜工作拆分為若干項(xiàng)，然后與你的團(tuán)隊(duì)一起估算每項(xiàng)工作所需要的時(shí)間及時(shí)間總和。憑經(jīng)驗(yàn)來說，其結(jié)果總是會(huì)超過之前估算的10個(gè)工作日。由此可見，不要與領(lǐng)導(dǎo)討論估算出的整個(gè)任務(wù)所需時(shí)間，要在筆頭上計(jì)算出每項(xiàng)細(xì)分工作所需的時(shí)間，然后列在紙上拿去與他討論。清晰明確、無可辯駁的論點(diǎn)比籠統(tǒng)模糊的說法更容易被老板接受。你可以按照下面的步驟簡單地制作估算表。
第一步：將復(fù)雜的任務(wù)拆分
思考一下，完成任務(wù)需要多少個(gè)完整工作日。如果不太了解某項(xiàng)工作的具體消耗，可以向員工中這方面的專家或公司內(nèi)相關(guān)部門尋求意見。他們通常對(duì)此有更為準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。
第二步：制定時(shí)間計(jì)劃
從時(shí)間計(jì)劃中提煉出完成任務(wù)所需要的實(shí)際時(shí)間。計(jì)算需要的時(shí)間時(shí)，要注意以下幾個(gè)方面：
?有幾名員工可以投入這個(gè)項(xiàng)目？
?這些員工每天可以為此工作多長時(shí)間？
?還有哪些其他的重要工作無法推遲，需要同時(shí)進(jìn)行？
?將要負(fù)責(zé)此任務(wù)的人員事先有沒有申請(qǐng)?jiān)陧?xiàng)目期間休假？
假設(shè)老板分配給你和你的團(tuán)隊(duì)一個(gè)任務(wù)，要在5周之內(nèi)完成。您或某位專家認(rèn)為，完成這個(gè)任務(wù)需要10個(gè)完整的工作日。只有一位具備所需知識(shí)的女員工能承擔(dān)這項(xiàng)工作。向她詢問后得知，鑒于手頭的工作，她每天最多只能用1/4的工作時(shí)間來處理這個(gè)任務(wù)，而且前提是不能再為她增加其他重要的任務(wù)。這樣算來，所需時(shí)間已經(jīng)變成了40天。員工周末要休息，40個(gè)工作日就成了8周。你們看了一眼日歷，發(fā)現(xiàn)在此期間還要舉行一個(gè)大型活動(dòng)，也需要這位員工的參與，這會(huì)耗費(fèi)她一周的時(shí)間，此外，她還申請(qǐng)了一周的假期去旅游。算上這兩周的話，你所計(jì)算出的10個(gè)專屬工作日完成的任務(wù)，實(shí)際的實(shí)施時(shí)間變成了10周，也就是70天。
粗略計(jì)算如下：
任務(wù)X由邁爾女士負(fù)責(zé)：
10個(gè)完整工作日×4（每天只有1/4的工作時(shí)間）=40個(gè)工作日
40個(gè)工作日+5個(gè)活動(dòng)日+5天旅行假期=50個(gè)工作日
50個(gè)工作日=10周
現(xiàn)在，你就可以有理有據(jù)地向領(lǐng)導(dǎo)陳述，為什么你會(huì)對(duì)他提出的5周完成工作的要求持有異議了。如果能夠說明，除了此項(xiàng)任務(wù)員工還參與了哪些其他項(xiàng)目，以及1/4工作時(shí)間比例的合理性，那么他會(huì)明白為什么不能在5周內(nèi)完成任務(wù)。
第三步：為老板提供解決方案
向老板展示你的估算后，不要讓他覺得被逼入了絕境，否則他會(huì)利用等級(jí)權(quán)力使出“排除萬難，必須完成”這一招。如果可能的話，要提供3個(gè)解決方案。只有在面對(duì)3個(gè)選擇時(shí)，老板才會(huì)感覺真的可以自由地做出選擇。只有一個(gè)方案會(huì)讓他感受到不得不選的壓力，兩個(gè)方案則讓他覺得進(jìn)退兩難。其實(shí)只要稍加思索，就可以至少找到3個(gè)解決方案。
而對(duì)我們上面提到的例子，你就可以考慮如何在這個(gè)任務(wù)上給邁爾女士提供幫助，或者減輕她手頭上其他某個(gè)任務(wù)的負(fù)擔(dān)。
方案1：可以另派一名員工女士給邁爾女士幫忙。這樣的話，她就可以趕在大型活動(dòng)和休假之前完成工作。這會(huì)為我們節(jié)省4周時(shí)間。
方案2：這部分任務(wù)，我們可以和一家中介公司合作完成。但這仍會(huì)需要5周的時(shí)間。
方案3：我們需要延長到10周。這樣可以在不增加人員和成本的情況下完成任務(wù)。
你一定會(huì)吃驚地看到，那個(gè)曾經(jīng)如此“緊急”的任務(wù)在面對(duì)你所列出的額外的人力和成本支出時(shí)，迅速地變?yōu)榱恕安荒敲淳o急”的任務(wù)。如果老板采納了你的建議，也許會(huì)允許你延長到8周。通常老板不會(huì)同意完全按照你的愿望延長到10周，但對(duì)你而言，8周已經(jīng)比5周強(qiáng)多了。