對于很多經(jīng)理人及企業(yè)管理者而言，有效地對會議進(jìn)行管理能夠節(jié)省出大量的時間。管理者的級別越髙，被會議占用的工作時間就會越長。此方面的任何改進(jìn)都會對管理者本人和員工的時間管理及生產(chǎn)力產(chǎn)生直接的積極影響。
高效會議常見的干擾因素有以下幾點：
1.與會人員一再遲到。
2.盡管事先要求，但與會人員仍然未做準(zhǔn)備。
3.與會人員精神不集中，甚至在會上處理其他事情。
4.與會人員樂于長時間討論，卻不愿意承擔(dān)起責(zé)任。
5.某些與會者沒有執(zhí)行在上次會議中承擔(dān)下來的工作。
6.沒有人知道該討論些什么。
7.太多時間浪費在無關(guān)緊要的事情上，造成沒有時間討論重要的議題。
8.在各種議題間跳來跳去。
9.沒有就議題的順序和與會者進(jìn)行協(xié)調(diào)，造成其中某些人盡管只須參與極少內(nèi)容，卻要整個會議期間一直在場。
10.邀請無關(guān)人員到會。
11.陷入到細(xì)節(jié)討論之中。
12.某些人占用的時間超出為其計劃和規(guī)定的時間。
13.有些人意見多多，有些人沉默不語。
14.兩個與會者在會上，而不是會后就展開了關(guān)于某個議題的具體執(zhí)行時間和細(xì)節(jié)的討論。
15.沒有對會議結(jié)論與待辦事項進(jìn)行總結(jié)。
所有這些干擾因素都是可以被克服的。高效的會議需要具備3個只有管理者及領(lǐng)導(dǎo)者才能執(zhí)行的組成部分及對策。
會議文化
會議文化需要上級的表率踐行并向所有參與者提出明確要求。例如，很多部門會議開始時間總是比商定的晚5~10分鐘，其原因往往是領(lǐng)導(dǎo)遲到。如果領(lǐng)導(dǎo)總是準(zhǔn)時到場并且準(zhǔn)時開始會議，那么他就釋放了一個信號，會議準(zhǔn)時對他而言是非常重要的。如果一位與會者遲到了，上級不要視而不見，而應(yīng)該請他下次準(zhǔn)時到場。相反，如果領(lǐng)導(dǎo)對此沒有反應(yīng)，于是其他員工也會允許自己遲到。會議文化只能通過領(lǐng)導(dǎo)推行，因為只有他擁有威信和懲罰的權(quán)力。沒有做出表率作用，并且未能對此提出明確要求將導(dǎo)致前述第1～5條干擾因素的產(chǎn)生。
議事日程
議事日程需要通過及時提交會議內(nèi)容，其后與團(tuán)隊共同確定。理想的情況應(yīng)該是，會前一天，議事日程已經(jīng)通過電子郵件發(fā)送到了與會者手中。郵件內(nèi)容應(yīng)該包括：會議議題，議題發(fā)言人，每個議題大約所需的時間，并提示是否應(yīng)該及如何進(jìn)行準(zhǔn)備。
如果議事日程未能在會前發(fā)送，也可以在會議開始時首先列示出來。寫下所有的議題、議題發(fā)言人和預(yù)估的每個議題所需時間。由于會議時間通常非常有限，管理者應(yīng)該根據(jù)議題的重要程度，同時考慮所需要的參與人進(jìn)行排序，這樣才算是對時間進(jìn)行了充分利用。若沒有議事日程，將出現(xiàn)上面提到的第6～10條干擾因素。
會議主持
會議主持人負(fù)責(zé)控制議事日程與時間的執(zhí)行，他會在團(tuán)隊陷入細(xì)節(jié)討論或偏離主題的情況下進(jìn)行干預(yù)；控制那些意見多多的人，調(diào)動那些沉默寡言的人；會議結(jié)束時進(jìn)行總結(jié)。每一次會議可以更換不同的主持人。在有主持人的會議中，管理者也要遵守統(tǒng)一的規(guī)定。例如，將自己的發(fā)言控制在1～2分鐘，并且能夠接受別人的勸阻。有些管理者，盡管指定了會議主持人，卻往往使之流于形式或時不時地自己承擔(dān)了主持的角色。沒有指定會議主持人會導(dǎo)致第11～15條干擾因素產(chǎn)生。
大多數(shù)會議在上面提到的3個核心問題中的一個或多個上存在著改進(jìn)的空間，盡管這些問題通常是很多會議效率研討中討論的內(nèi)容，而且每位管理者都熟知其理論上的運作方式，但卻總是缺乏實際的執(zhí)行。以至于無論是管理者還是員工每天都要面對開不完的會。在提升會議效率這些件事上，管理者一定要認(rèn)識到，自己的表率有時會起到?jīng)Q定性的作用。