1.根據(jù)關(guān)系確定適合的溝通。
如果你跟某人的關(guān)系很好、交情夠深，能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)對(duì)方的溝通反應(yīng)，自然可以嘗試通過(guò)郵件談話(huà)。如果你跟這個(gè)人不熟，那么就必須將你的溝通方式上升一級(jí)。能夠共處一室是最好，以視頻會(huì)議或Skype也能給你更充分的視覺(jué)資料。
2.先陳述意圖再進(jìn)入主旨。
開(kāi)門(mén)見(jiàn)山表示你的善意，或甚至明說(shuō)你擔(dān)心對(duì)方可能誤會(huì)你的意圖，這都能化解敵意與抗拒。例如，你可以說(shuō)，「我對(duì)班加羅爾團(tuán)隊(duì)有些疑慮與看法，想跟你說(shuō)明，但我擔(dān)心你可能以為我想把業(yè)務(wù)帶去都柏林。并非如此。我只是希望客戶(hù)得到最好的服務(wù)。我可以講講我的疑慮嗎？」
3.郵件要寫(xiě)兩次。
第一次先寫(xiě)主旨，誠(chéng)實(shí)傳遞你的信息。接著請(qǐng)慢慢讀一遍，想像對(duì)方的表情。這讓對(duì)方更人性化，幫助你避免他們誤讀的可能性，或詮釋出跟你不同的意思。盡量把自己放在他人的位置思考，想像他們對(duì)每句話(huà)的感受。然后，在安全范圍內(nèi)重寫(xiě)一次。不要矯飾或淡化原本的內(nèi)容，而是注意那些可能被誤解的句子，清楚說(shuō)明你希望（以及不希望）他們得到的（或從你臉上看到的）信息。例如，你可能會(huì)寫(xiě)，「過(guò)去三次軟件發(fā)布中，班加羅爾測(cè)試團(tuán)隊(duì)沒(méi)找到的錯(cuò)誤有71項(xiàng)。」想像他們讀這句的表情，或許你會(huì)補(bǔ)充，「我對(duì)班加羅爾團(tuán)隊(duì)希望拿出表現(xiàn)這點(diǎn)毫無(wú)疑問(wèn)，可是??」在比較不正式的關(guān)系中，我們看到過(guò)擅長(zhǎng)溝通的人甚至?xí)稳葑约簩?xiě)信時(shí)的表情，讓對(duì)方不致過(guò)度解釋。
4.如果你覺(jué)得出現(xiàn)誤讀（或?qū)Ψ剿坪跽`讀），請(qǐng)改變溝通方式。
一旦你讀信時(shí)感受到對(duì)方的情緒，或自覺(jué)有情緒升起，請(qǐng)改變溝通媒介。即便一通電話(huà)都能讓你聽(tīng)出話(huà)語(yǔ)的音調(diào)差別、靜默，以及幫助你接收情緒的其他資料。SKYPE或視頻會(huì)議能提供了更多的信息。當(dāng)情緒隱隱然要爆發(fā)，可以躲在電子郵件后頭，看似安全的回應(yīng)。但請(qǐng)別自欺。如果郵件溝通不順利，繼續(xù)這種方式「絕對(duì)不會(huì)」改善。
不必當(dāng)面溝通也能處理敏感問(wèn)題，這并非不可能，只要你能準(zhǔn)確「想像」對(duì)方的反應(yīng)，并嚴(yán)格要求自己回應(yīng)這些想像出來(lái)的信息。但如果你的想像或處理方式顯然都不足夠時(shí)，請(qǐng)盡快運(yùn)用面對(duì)面處理的方式。