準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)的時(shí)候，究竟該找誰(shuí)出席，其實(shí)和會(huì)議目的一樣重要。與會(huì)者太多或太少，最后都可能浪費(fèi)所有相關(guān)人員的時(shí)間。以下內(nèi)容摘自《二十分鐘經(jīng)理人》系列的Running Meetings，告訴您該找誰(shuí)出席，才能讓會(huì)議最有效率。
通知開(kāi)會(huì)時(shí)，很容易找了太多人，畢竟這樣一來(lái)就不用費(fèi)心找出最重要的與會(huì)者、不用擔(dān)心有人沒(méi)收到通知會(huì)生氣、能讓所有相關(guān)人員共同下決定，而且還不用在開(kāi)完會(huì)后一次又一次將結(jié)論通知沒(méi)一起開(kāi)會(huì)的人。但還有另一種情況，是找了太少人：你可能只想通知那些你最重視、想聽(tīng)聽(tīng)他們意見(jiàn)的一小群人。
然而，開(kāi)會(huì)要真的有效果，就得找到對(duì)的人來(lái)開(kāi)會(huì)，不能多、也不能少。人如果太多，就很難抓住所有人的注意力，最后什么事都做不成；人如果太少，可能就沒(méi)有對(duì)的人可以下決定或提供資訊。
思考該找誰(shuí)與會(huì)時(shí)，要想想哪些人有助于達(dá)成會(huì)議目的，哪些人又會(huì)因?yàn)闀?huì)議結(jié)論受到最大影響，這樣的組合就很有可能提供許多不同觀點(diǎn)?；c(diǎn)時(shí)間，有系統(tǒng)列出以下幾種人的名單，就能確保找到合適的開(kāi)會(huì)成員。
-相關(guān)議題的主要決策者
-對(duì)于討論主題有相關(guān)資訊或知識(shí)的人
-已投入該議題，或是與議題利害相關(guān)的人
-需要知道你報(bào)告了什么、才能把手上工作做好的人
-決策后需要靠他們來(lái)執(zhí)行的人
可以問(wèn)問(wèn)其他有利害關(guān)系的人，確定自己這份名單是否適當(dāng)無(wú)誤。其他的利害關(guān)系人常常能提醒是否忘了把某種觀點(diǎn)帶到會(huì)議上。
然而，列出名單還不代表一定要找他們來(lái)開(kāi)會(huì)。究竟實(shí)際上該通知誰(shuí)呢？這里沒(méi)有簡(jiǎn)單不變的守則，但原則上，小型會(huì)議最適合實(shí)際做決定或完成某件事；中型會(huì)議適合腦力激蕩；大型會(huì)議則適合溝通、鼓舞士氣。有些人會(huì)大致參考所謂的「8-18-1800」準(zhǔn)則：
-如果要解決某個(gè)問(wèn)題或是下決定，與會(huì)人數(shù)不應(yīng)超過(guò)8人。如果人數(shù)過(guò)多，就可能有太多不同意見(jiàn)，很難真正處理手上的問(wèn)題、或是做出決策。
-如果想要頭腦風(fēng)暴，與會(huì)人數(shù)則不應(yīng)超過(guò)18人。
-如果會(huì)議目的是讓你宣布最新情況，那么不管人數(shù)多少，該知道這則消息的人就要找來(lái)開(kāi)會(huì)。然而，如果是與會(huì)人員每位都要報(bào)告最新情況，就該以18人為限。
-如果會(huì)議目的就是一場(chǎng)激勵(lì)大會(huì)，那就邀個(gè)1,800人（甚至是以上）吧！
至于名單上那些可能受到會(huì)議結(jié)論影響的人，如果決定不通知他們來(lái)開(kāi)會(huì)，則必須思考如何在會(huì)后告知結(jié)論重點(diǎn)。