別讓與會(huì)者分心
召開遠(yuǎn)程會(huì)議重要的是要讓參與者保持注意力集中。如果與會(huì)者時(shí)常分心，就比較無法注意到像是臉部表情或是說話語調(diào)等等細(xì)微的變化，或是發(fā)現(xiàn)某些用語顯示對方欲言又止。此外也可能無法監(jiān)控自己的情緒反應(yīng)和直覺，但這些也是重要的資訊。更糟的是，對方必然會(huì)發(fā)現(xiàn)我們心不在焉，于是避而不談那些真正重要的議題。
使用對的設(shè)備。
投資購買好一點(diǎn)的設(shè)備，就能大幅改善遠(yuǎn)程會(huì)議的體驗(yàn)。我有一位視頻客戶是網(wǎng)絡(luò)金融服務(wù)公司的CEO，幾乎所有員工都散布在全國各地，業(yè)務(wù)合作也多半都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在他的住家辦公室里，配備有高品質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)攝影機(jī)、熒幕及麥克風(fēng)，讓他擁有清晰的網(wǎng)絡(luò)虛擬臨場。當(dāng)時(shí)我們的遠(yuǎn)程會(huì)議雖然還是不像真實(shí)生活那么高解析度，但已經(jīng)相當(dāng)接近。
就算只是小小的投資，也可能帶來巨大的改善。
有一次，我的客戶是一位CEO，但他有輕微的語言障礙，讓我很難在電話上聽得清楚。雖然我們面對面溝通沒問題，但因?yàn)槎鄶?shù)時(shí)候我們還是在線上，所以我決定買了一副像是電玩競爭選手用的高品質(zhì)頭戴式耳機(jī)，聽他的話就再也沒有任何問題。同時(shí)，我也買了外接的麥克風(fēng)和喇叭，這樣一來和客戶視頻的時(shí)候就不需要依賴筆電的內(nèi)建設(shè)備。
管理時(shí)間。
不論是電話會(huì)議或是視頻會(huì)議，多半都會(huì)一路討論到用光所有預(yù)訂時(shí)間，結(jié)果就只能趕快做個(gè)結(jié)論，好去開下一場會(huì)。這又是另一個(gè)遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)的不同之處：在開遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)，工作的重要一環(huán)就是要在過程中控制時(shí)間（我是用定時(shí)器，免得分心），并在預(yù)訂的時(shí)候完整結(jié)束。
遠(yuǎn)程會(huì)議最后會(huì)談到什么程度很難說，一般而言會(huì)比一般會(huì)議更廣泛，也才更有意義、更有價(jià)值。然而，這也代表每次遠(yuǎn)程會(huì)議之間最好多留幾天，好讓參與遠(yuǎn)程會(huì)議者都有時(shí)間反思這場談話、深化學(xué)習(xí)。另外，遠(yuǎn)程會(huì)議在爭論激烈時(shí)也可能讓人情緒激動(dòng)，這時(shí)需要時(shí)間來沉淀，就算只是幾分鐘也可能大有助益，而讓你和其他參與者都從中學(xué)到最多。